Implementasi Teknologi Informasi Untuk Keunggulan Kompetitif Dalam Operasional Perusahaan Pada Era Globalisasi
Terjadinya era globalisasi saat ini terbilang cukup pesat karena perkembangan pesat teknologi informasi. Implementasi internet, electronic commerce, electronic data interchange, virtual office, telemedicine, intranet, dan lain sebagainya telah menerobos batas-batas fisik antar negara. Kemajuan teknologi yang pesat telah membuat pengiriman data-data berlangsung begitu cepat, dahulu orang memerlukan waktu berhari-hari.
Secara garis besar, ada empat periode atau era perkembangan sistem informasi, yang dimulai dari pertama kali diketemukannya komputer hingga saat ini. Keempat era tersebut (Cash et.al., 1992) terjadi tidak hanya karena dipicu oleh perkembangan teknologi komputer yang sedemikian pesat, namun didukung pula oleh teori-teori baru mengenai manajemen perusahaan modern. Ahli-ahli manajemen dan organisasi seperti Peter Drucker, Michael Hammer, Porter, sangat mewarnai pandangan manajemen terhadap teknologi informasi di era modern. Oleh karena itu dapat dimengerti, bahwa masih banyak perusahaan terutama di negara berkembang (dunia ketiga), yang masih sulit mengadaptasikan teori-teori baru mengenai manajemen, organisasi, maupun teknologi informasi karena masih melekatnya faktor-faktor budaya lokal atau setempat yang mempengaruhi behavior sumber daya manusianya. Oleh karena itu saya dapat menyimpulkan bahwa komputer itu sudah penting dari tahun pertama penggunaan kopmuter pada tahun 1960-an sampai dengan sekarang masih tetap unggul dizaman era globalisasi ini.
KONSEP MANAJEMEN INFORMASI PADA PERUSAHAAN
Bagi banyak orang, kantor merupakan tempat korespondensi, persiapan formulir dan laporan, penyimpanan data, dan berkas oleh juru ketik, sekretaris, arsiparis, petugas pemberkasan, operator mesin, supervisor dan manajer. Latar di atas sering melibatkan produk fisik – surat, memorandum, dan laporan yang ditulis; pernyataan dan nota yang disiapkan; catatan dan rekaman; lemari berkas yang berisi salinan arsip. Kantor ini ada wujudnya, tapi bagi mahasiswa manajemen perkantoran administratif, ini merupakan gambaran umum sebuah kantor.
Berbeda dengan kantor dulu, dunia kantor sekarang terus berkembang. Latarnya lebih luas, tergantung pada sistem mesin elektronik yang mempengaruhi organisasi. Dunia kantor baru, tidak menekankan pada data atau formulir, tapi pada informasi. Bukan pada mesin, tapi pada sistem dimana mesin dan pegawai berfungsi.
Manajemen kantor administratif, mirip dengan manajemen informasi, menjadi bidang kerja dinamis yang terdiri dari sistem administrasi, proses data, reprografis, proses kata, manajemen data, telekomunikasi dan mikrografis. Perubahan yang membawa pandangan baru dunia kantor memberi spesialisasi untuk banyak pekerja dan perlunya manajer kantor administrasi yang memiliki pengetahuan yang luas.
KONSEP KEUNGGULAN KOMPETITIF DALAM OPERASIONAL PERUSAHAAN
keunggulan kompetitif perusahaan dapat dibangun di atas salah satu dari tiga disiplin nilai. Pertama, operasional prima (operational excellence). Perusahaan yang menggunakan strategi ini berupaya mencapai biaya paling efisien pada setiap proses bisnis yang menghasilkan kualitas jasa dan barang sesuai harapan pelanggan. Kedua, keakraban dengan pelanggan (customer intimacy). Perusahaan yang menggunakan strategi ini mempertahankan bisnis dengan menunjukkan pemahaman luar biasa pada kebutuhan dan harapan pelanggan melebihi rata-rata kompetitor. Ketiga, produk atau layanan yang senantiasa inovatif dan terdepan (product leadership).
Perusahaan yang menggunakan strategi ini membangun keunggulan kompetitif dengan terus-menerus menciptakan produk atau layanan yang paling canggih, paling baik, paling inovatif.
Manajemen puncak, manajer madya dan karyawan perlu memahami implikasi setiap strategi. Perbedaan tema strategi membutuhkan seperangkat indikator keberhasilan (key performance indicator – KPI) yang berbeda pula. Menjalankan bisnis seperrti biasa, akan mendapatkan hasil yang biasa-biasa. Menjalankan bisnis dengan luar biasa, dengan disiplin eksekusi strategi, akan memberikan hasil yang lebih baik.
Pada perusahaan dengan orientasi operasional prima (operational excellence), pekerjaan rumah manajemen ialah memastikan seluruh karyawan untuk selalu berpikir mengenai efektifitas biaya. Apakah ada item biaya yang dapat dikurangi. Di mana terjadi pemborosan biaya. Bagaimana bila biaya dikalkulasi berdasarkan aktifitas (activity based costing). Pemicu biaya (cost driver) mana yang perlu distudi. Mana aktifitas yang tidak memberi nilai tambah. Aktifitas berbiaya (cost activities) mana yang perlu dihilangkan. Mana item biaya yang paling besar. Apakah ada kemungkinan aktifitas dikerjakan bersama-sama sehinga total biaya lebih murah (shared services, shared activities), dan seterusnya. HP secara disiplin menggunakan mainstream strategi ini. Maka kita melihat betapa harga printer dan PDA mereka meluncur turun untuk merangsek pasar.
Pada perusahaan dengan orientasi keakraban pelanggan (customer intimacy) maka harus dipastikan semua karyawan memahami dengan benar arti penting pelanggan. Siapakah pelanggan. Bagaimana perilaku pelanggan yang dihadapi. Hal-hal apa yang paling disukai pelanggan. Apa yang membuat pelangan tidak puas dan lari. Bagaimana menciptakan customer delight. Bagaimana membuat pelanggan loyal. Bagaimana meningkatkan wallet share pelanggan. Bagaimana memaksimalkan profitabiltas pelanggan, dan seterusnya.
STRATEGIC USES OF INFORMATION TECHNOLOGY
Sebagai langkah awal untuk pemanfaatan TI yang tepat guna sangatlah penting untuk membuat suatu perencaan strategis TI (Strategic IT Planning) yang harus di dukung oleh tata kelola TI (IT governance) yang terstruktur. Melalui perencaan strategis IT ini dilakukan sebuah proses perencanaan untuk menselaraskan bisnis dengan TI. Namun harus diakui seringkali dalam proses dan implementasi nya para executive/direktur TI sering kali mengalami hambatan dan tantangan. Beberapa tantangan yang sering dialami oleh para executive TI antara lain:
• Komunikasi antara bisnis dengan TI yang tidak effektif
• Terlalu banyak nya permintaan dari sisi bisnis yang harus dilayani oleh sumber daya TI yang terbatas
• Tidak ada nya kontrol biaya di divisi TI
• Prioritisasi investasi TI yang tidak efektif
Lalu kemudian pertanyaan nya sekarang adalah bagaimana solusi untuk para executive TI mengatasi tantangan tersebut diatas? Semua masalah tantangan tersebut dapat diatasi melalui sebuah perencanaan matang strategy TI yang diseleraskan dengan bisnis dan didukung oleh seluruh jajaran direksi/executive di sebuah perusahaan.
Melalui perencanaan strategis TI, seluruh jajaran direksi harus berkomunikasi secara intensive, duduk bersama-sama untuk mengetahui kondisi perusahaan pada saat itu, menyamakan persepsi, dan melakukan perencanaan strategis TI dengan menselaraskan TI dengan bisnis. Dan yang tidak kalah penting nya dalam proses ini adalah bersama-sama berkomitment untuk mensukseskan program perencanaan strategis tidak hanya dari sisi TI, tapi juga bisnis secara keseluruhan. Para executive di perusahaan juga harus mampu mengkomunikasikan semua program-program perencanaan yang terkait dengan divisi nya ke seluruh staff nya demi kemajuan perusahaan.
MEMBANGUN CUSTOMER FOCUSED BISNIS
Membangun keunggulan kompetitif perusahaan dengan menghilangkan empat hambatan implementasi strategi. Yakni hambatan visi (vision barrier), hambatan manajemen (management barrier), hambatan operasional (operational barrier), dan hambatan SDM (people barrier)“.
Untuk membangun Customer Focused Bisnis di perlukan beberapa aspek di antaranya :
1. Customer focused
2. Value
VALUE CHAIN & STRATEGIC INFORMATION SYSTEM
Untuk lebih memahami kegiatan melalui suatu perusahaan yang mengembangkan keunggulan kompetitif dan menciptakan nilai pemegang saham berguna untuk memisahkan system bisnis menjadi serangkaian kegiatan yang menghasilkan nilai di sebut sebagai value chain.
RE-ENGINEERING BUSSINESS PROCESS
Dikenal juga dengan istilah Business Process Redesign (Perancangan Ulang Proses Bisnis), Business Transformation, atau Business Process Change Management. Business Process Reengineering (BPR) dimulai sebagai teknik sektor privat untuk mendukung organisasi secara fundamental memikirkan kembali bagaimana mereka mengerjakan bisnis yang mampu meningkatkan jasa kepada pelanggan, memotong biaya operasional dan menjadi kompetitor kelas dunia. Kunci utama dalam perancangan ulang adalah pengembangan sistem informasi dan jaringan. Organisasi-organisasi besar semakin banyak menggunakan teknologi ini untuk lebih mendukung proses bisnis yang inovatif dibanding memperbaiki metode kerja pada saat yang sama.
BPR meliputi analisis dan perancangan alir kerja (workflow) dan proses-proses dalam sebuah organisasi. Berdasarkan Daven ports (1990), proses bisnis adalah sekelompok tugas-tugas yang saling berhubungan secara logis, dilaksanakan untuk mencapai sebuah hasil bisnis yang jelas.
Re-engineering ("rekayasa ulang") adalah dasar dari perkembangan-perkembangan manajemen yang muncul belakangan ini. Tim lintas-fungsional (Cross-functional team), contohnya, telah banyak dikenal karena perannya dalam perancangan ulang tugas-tugas fungsional yang terpisah menjadi proses-proses lintas-fungsional yang lengkap.
Dalam kerangka kerja untuk penaksiran dasar terhadap misi dan tujuan, perancangan ulang memfokuskan kepada proses bisnis organisasi – langkah-langkah dan prosedur yang mengendalikan bagaimana sumber daya digunakan untuk memproduksi barang dan jasa yang memenuhi kebutuhan pelanggan dan pasar yang khusus. Proses bisnis dapat disusun kembali menjadi aktivitas-aktivitas spesifik, diukur, dimodelkan dan diperbaiki. Dapat pula dirancang ulang secara keseluruhan atau dieliminasi sekaligus. Perancangan ulang mengidentifikasikan, menganalisa, dan merancang ulang proses inti bisnis organisasi dengan tujuan untuk mencapai hasil maksimal dalam ukuran kinerja kritis seperti biaya, kualitas, jasa dan kecepatan.
Perancangan ulang membagi-bagi proses bisnis menjadi sub-sub proses dan tugas yang dilaksanakan oleh beberapa area fungsional terspesialisasi dalam organisasi. Seringkali tidak seorang pun yang bertanggung jawab atas kinerja keseluruhan proses. Perancangan ulang memaksimalkan kinerja subproses yang akan menghasilkan beberapa keuntungan, namun tidak menjanjikan peningkatan yang dramatis jika prosesnya sendiri tidak efisien dan tertinggal.
Untuk alasan itu, perancangan ulang memfokuskan pada merancang kembali proses secara keseluruhan untuk mencapai keuntungan maksimal bagi organisasi dan pelanggan. Hal ini berbeda dengan proses yang memfokuskan pada peningkatan fungsional atau incremental saja.
MENCIPTAKAN VIRTUAL COMPANY
Untuk membangun sebuah Virtual Company, ada beberapa komponen yang dapat digunakan [11] , diantaranya :
• Hampir semua company menggunakan email dalam proses komunikasi, kapanpun dan dimanapun.
• Sistem yang otomatis dan mudah digunakan
• Menggunakan suatu apikasi sistem informasi yang bekerja secara otomatis untuk menggantikan pegawai secara langsung, dengan demikian waktu yang digunakan lebih efisien.
• Digital company
• Membuat elektronik company secara on-line.dengan system online , pegawai dapat bekerja kapanpun dan dimanapun.
• Monitoring
• Mempermudah memonitor apikasi situs web
• Infrastruktur
• Sarana infrastruktur akan dibutuhkan untuk menjalankan konsep sebuah VC.
• Motivasi
• Memotivasai user agar on-line
• User-friendly
MEMBANGUN KNOWLEDGE CREATING COMPANY
Setelah analisis yang luas, penulis mengidentifikasi hal-hal yang kunci enam perusahaan harus lakukan untuk membuat dan mendukung pengembangan pengetahuan dan penyebaran:
• Upaya inovasi langsung oleh eksekutif memiliki define bidang pengetahuan.
• Mendorong otonomi individu untuk memberikan ruang bagi pengembangan pengetahuan
• Konstan mempertahankan rasa urgensi untuk menghindarkan atau menghilangkan kebiasaaan tertanam
• Memastikan informasi umpan balik
• Melibatkan sebanyak mungkin dalam proses berfikir
• Menerapkan menengah-atas-bawah manajemen,yang melihat manajer menengah sebagai posisi terbaik untuk membentuk sintesis yang realistis eksekutif ,aspirasi dan oprasional.
No comments:
Post a Comment