Tugas 2 Sistem Informasi Akuntansi (Soft Skill)

PEMROSESAN TRANSAKSI

DAN

FLOWCHART LAUNDRY

1. GAMBARAN UMUM PEMROSESAN TRANSAKSI

Transaksi keuangan adalah kegiatan ekonomi yang mempengaruhi aktiva dan ekuitas perusahaan dicerminkan dalam akun-akunnya, dan diukur dalam satuan mata uang.

Transaksi keuangan yang paling umum adalah pertukaran ekonomi dengan pihak eksternal. Hal ini termasuk penjualan barang atau jasa, pembelian persediaan, pembebasan kewajiban keuangan, dan penerimaan kas dari pelanggan. Transaksi keuangan juga terdiri atas peristiwa-peristiwa internal seperti depresiasi aktiva tetap, aplikasi tenaga kerja, bahan baku, overhead proses produksi dan transaksi persediaan dari satu departemen ke departemen lain.

Transaksi keuangan adalah kegiatan bisnis umum yang terjadi secara rutin. Misalnya, ribuan transaksi dari satu jenis tertentu (penjualan ke pelanggan) bisa terjadi setiap hari. Untuk mengahadapi volume yang besar tersebut secara efisiensi perusahaan mengelompokkan jenis-jenis transaksi yang sama ke dalam siklus-siklus transaksi.

Siklus transaksi secara tradisional mengelompokkan aktivitas suatu bisnis ke dalam empat siklus aktivitas bisnis, keempat siklus tersebut adalah:

1. Siklus Pendapatan

Kejadian yang terkait dengan distribusi barang dan jasa ke entitas lain dan pengumpulan kas yang terkait dengan distribusi tersebut.

2. Siklus Pengeluaran

Kejadian yang terkait dengan perolehan barang dan jasa dari entitas lain dan pelunasan kewajiban terkait dengan perolehan barang dan jasa.

3. Siklus Produksi
Kejadian yang terkait dengan transforman sumberdaya menjadi barang dan jasa.
4. Siklus Keuangan
Kejadian yang terkait dengan akuisisi dan pengelolaan dana, termasuk kas.

2. PENCATATAN AKUNTANSI

2.1 Dokumen

Dokumen menyediaakan bukti dari kegiatan ekonomi dan dapat digunakan untuk memulai pemrosesan transaksi. Beberapa dokumen merupakan hasil dari pemrosesan transaksi.

• Dokumen sumber. Peristiwa ekonomi menimbulkan beberapa dokumen yang diciptakan pada awal (sumber) transaksi. Ini disebut dokumen sumber source document). Dokume sumber digunakan untuk menangkap dan memformalisasi data transaksi yang diperlukan untuk memproses siklus transaksi.

• Dokumen produk. Dokumen produk (product document) adalah hasil dari pemrosesan transaksi, bukan dokumen yang memicu mekanisme proses. Misalnya cek pembyaran gaji yang diberikan kepada karyawan adalah dokumen produk dari sistem penggajian.

• Dokumen perputaran. Dokumen perputaran (turnaround document) adalah dokumen produk dari satu sistem yang menjadi dokumen sumber dari sistem lainnya.

2.2 Jurnal

Jurnal (journal) adalah catatan ayat-ayat secara kronologis. Pada titik tertentu dalam proses transaksi, ketika semua fakta yang relevan tentang transaksi diketahui, peristiwa dicatat dalam jurnal secara kronologis. Dokumen adalah sumber utama dari data bagi jurnal.

• Jurnal khusus. JU digunakan untuk mencatat kelas transaksi khusus yang muncul dalam volume besar. Transaksi seperti ini dapat dikelompokkan dalam jurnal khusus atau diproses secara lebih efisien dari pada yang dilakukan di jurnal umum.

• Register. Istilah register mengacu pada jenis-jenis tertentu dari jurnal khusus. Misalnya, jurnal penggajian sering disebut sebagai register penggajian.

• Jurnal umum. Perusahaan menggunakan jurnal umum untuk mencatat transaksi yang jarang terjadi atau yang tidak sama. Misalnya, kita biasanya mencatat depresiasi periodik dan ayat penutup di jurnal umum.

2.3 Buku Besar

Buku besar (ledger) adalah buku akun keungan, yang mencerminkan pengaruh keuangan dari transaksi setelah dibukukan dari berbagai jurnal. Jurnal menunjukkan efek kronologis dari aktivitas bisnis, sedangkan buku besar menunjukkan aktivitas per jenis akun. Buku besar menunjukkan kenaikan, penurunan, dan saldo lancar dari setiap akun.

• Buku besar umum. Buku besar umum (general ledger) merangkum aktivitas dari setiap akun organisasi. Departemen buku besar umum memperbarui catatan-catatan tersebut dari voucher (tanda bukti) jurnal yang disiapkan dari jurnal khusus dan sumber lainnya dari seluruh lokasi perusahan.

• Buku besar pembantu. Buku besar pembantu (subsidiary ledger) disimpan dalam departemen akunansi perusahaan. Buku besar ini mencakup persediaan, utang, penggajian, dan piutang. Pemisahan ini memungkinkan pengendalian dan dukungan ke operasi dengan lebih baik.

3. TEKNIK DOKUMENTASI

Teknik dokumentasi merupakan kumpulan dari catatan hasil kerja. Deskripsi tertulis dari sebuah sistem dapat menjadi bertele-tele dan sulit diikuti, pengalaman menunjukkan bahwa citra visual dapat menyatakan informasi sistem secara lebih efektif dan lebih efisien dari pada kata-kata. Oleh sebab itu, kemampuan untuk mendokumentasikan sistem dalam bentuk grafik merupakan keahlian penting yang perlu dikuasi oleh para akuntan. Ada beberapa teknik dokumentasi dasar, yaitu:

• Diagram Arus Data
• Diagram Relasi Entitas
• Bagan Alir Dokumen
• Bagan Alir Sistem
• Bagan Alir Program
• Diagram Tata Letak Record

4. SISTEM AKUNTANSI BERBASIS KOMPUTER

Sistem akuntansi berbasis komputer dibagi menjadi dua kelompok besar, yaitu sistem batch dan sistem real-time.

• Pendekatan pemrosesan data yang populer, khususnya untuk perusahaan besar, adalah menangkap secara elektronik data transaksi pada sumbernya ketika terjadi.

• Pemrosesan real-time, memproses seluruh transaksi pada saat terjadi. Misalnya, pesanan penjualan yang diproses oleh sistem bisa ditangkap, diisi, dan dikirim pada hari yang sama.

5. ALUR PEMROSESAN TRANSAKSI PADA LAUNDRY

Sebelum membuat alur flowchart ada baiknya kita tahu dulu prosesnya seperti apa. Proses Laundry kiloan pada dasarnya hampir sama dengan proses mencuci baju yang biasa dilakukan dirumah. Bedanya, proses laundry kiloan sedikit lebih detail dan lebih banyak langkah-langkahnya dari mencuci pakaian dirumah biasa.

Dalam usaha laundry kiloan, ada 5 proses produksi:

1. Pre Washing / Spotting – proses memilih pakaian yang bernoda (karena daki, keringat, dll) atau proses pembersihan noda awal. Jelasnya, proses ini adalah proses dimana pekerja laundry akan membersihkan noda-noda yang kelihatan dan tidak dapat dihilangkan hanya dengan mencuci baju di mesin cuci. Noda-noda ini seperti noda tinta, noda darah, makanan dan lain sebagainya. Proses ini juga disebut sebagai proses perendaman pertama dimana kita akan merendam pakaian kotor sebelum dicuci bila diperlukan.

- Dalam Proses pre-washing biasanya chemical (kimia) laundry yang dibutuhkan adalah: General Spotter / Emulsifier / Oxy booster.

2. Proses Washing – proses ini adalah proses pencucian dengan menggunakan Detergen dan mesin cuci. Ini sama seperti mencuci biasa dengan mesin cuci, dan kemudian pakaian akan dibilas dan kemudian akan di peras (spin).

- Dalam Proses Washing biasanya chemical (kimia) laundry yang dibutuhkan adalah: Deterjen, Pelembut (softener) dan chemical tambahan lain yang bertujuan untuk membantu proses pencucian agar lebih baik.

3. Proses Dryer – proses ini adalah proses pengeringan pakaian. Untuk laundry yang memiliki mesin dryer maka pengeringan dilakukan di mesin dryer. Sedangkan untuk laundry yang tidak memiliki dryer ini adalah proses penjemuran pakaian sampai kering.

- Tidak ada chemical yang dibutuhkan didalam proses pengeringan.

4. Proses Pressing – proses ini adalah proses penyetrikaan/ironing agar pakaian yang kering menjadi rapi dan tidak kusut akibat proses pencucian. Biasanya penyetrikaan dilakukan dengan setrika uap, setrika listrik, mesin pressing, atau steamer.

- Dalam Proses Pressing biasanya chemical (kimia) laundry yang dibutuhkan adalah: Pelicin.

5. Proses Finishing – ini adalah proses packing (pembungkusan), pada saat packing biasanya pekerja laundry akan memasukan dan memilih pakaian yang telah di setrika didalam satu bungkusan sesuai dengan nota bon/pelanggan. Disini juga akan dilakukan scenting atau pemberian parfum agar pakaian menjadi wangi.

- Dalam Proses Finishing biasanya chemical (kimia) laundry yang dibutuhkan adalah: Parfum Laundry.

Selanjutnya, berikut ini merupakan bagian-bagian penugasan pada usaha laundry:

1. Bagian Penerimaan

Pada bagian ini, karyawan bertugas untuk menerima pakaian kotor, menimbangnya, memberikan label pada pakaian tersebut agar tidak tercampur dengan yang lain dan memberi tanda terima kepada konsumen. Adapun peralatan yang dibutuhkan antara lain lemari penyimpanan, meja, timbangan duduk, alat tulis, nota bon, buku administrasi, tag gun (tagging) dan label tagging, plastik kresek jumbo/keranjang.

2. Bagian Pencucian

Pada bagian ini, karyawan bertugas untuk mencuci baju, mengeringkan, menjemur. Adapun peralatan yang dibutuhkan antara lain mesin cuci, mesin pengering, rak baju kotor, takaran kimia (untuk cairan), ember untuk perendaman, brush (sikat) baju, gantungan baju, keranjang, jemuran, jepitan pakaian.

3. Bagian Setrika dan Packing

Pada bagian ini, karyawan bertugas menyetrika baju agar rapih, kemudian packing dalam plastik. Peralatan yang dibutuhkan antara lain meja setrika, sprayer, gantungan/hanger, plastik packing, stapler, lakban, rak penyimpanan pakaian bersih.

4. Bagian Stock Bahan

Untuk bagian ini, karyawan bertugas untuk membeli keperluan bahan untuk melakukan proses produksi. Contohnya: plastik packing, parfum laundry, deterjen, softener, oxy booster, isi stapler, pelicin pakaian dan keperluan tidak terduga lainnya.

5. Bagian Pembukuan

Pada bagian ini, karyawan mencatat segala jenis kebutuhan, bahan apa saja yang telah terpakai dan mengecek stock bahan untuk proses produksi. Kemudian memberikan informasi kepada bagian-bagian tertentu.

Nah, sekarang sudah dapat dibuat alur proses transaksinya. Kira-kira alur flowchartnya akan seperti ini:

Penjelasan diagram flowchart:

• Bagian Penerimaan mencatat formulir transaksi berupa nota yang salah satunya diberikan kepada pelanggan
• Bagian Penerimaan memberikan data transaksi kepada Bagian Pembukuan
• Bagian Penerimaan menerima barang berupa pakaian kotor dan melimpahkan tugas kepada Bagian Pencucian
• Bagian Pencucian setelah selesai mencuci pakaian pelanggan kemudian menyerahkannya kepada Bagian Setrika dan Packing
• Bagian Setrika dan Packing memberikan pakaian yang telah selesai dikerjakan kepada Bagian Penerimaan yang akan mengembalikan pakaian kepada Pelanggan
• Bagian Pembukuan mencatat segala data transaksi yang telah diserahkan Bagian Penerimaan
• Bagian Stock Bahan menerima informasi ketersediaan bahan dari Bagian Pembukuan
• Bagian Stock Bahan memberikan informasi ketersediaan bahan kepada Bagian Pencucian, Bagian Setrika & Packing serta Bagian Penerimaan
• Bagian Penerimaan melakukan transaksi pakaian kepada pelanggan dan menerima uang dari pelanggan

Contoh Nota(Formulir) Usaha Laundry:

Klik pada gambar untuk memperbesar!

referensi postingan ini:
http://siastiemkelasb.blogspot.com/2011/04/pemrosesan-transaksi.html
http://www.infolaundry.com/2010/07/proses-laundry-kiloan.html
http://www.scribd.com/doc/19592647/46/Linen-Laundry-Operation-Flow-Chart
http://misterklinlaundry.blogspot.com/2011/07/tugas-bagian-bagian-laundry-mister-klin.html
Mulyanti, sri, dkk. 2009. Ekonomi dan kehidupan. Jakarta: Pusat Pembukuan.
M,Mardi. 2011. Sistem Informasi Akuntansi . Jakarta: Ghalia Indonesia.